Flex office : comment bien aménager ses bureaux flexibles

Ce n’est plus un secret pour personne, ces dernières années, le nombre d’entreprise ayant repensé leurs espaces et méthodologie de travail est exponentiel. 

Terminé la sédentarité et les postes de travail attitrés. Le Flex-office, Flex-desk ou encore Hot-desking est un concept d’aménagement de bureau dans lequel on oublie l’individualisation des postes de travail. Les collaborateurs n’ont plus de place attitrée et ils s’installent là où il y a de la place. 

Pourquoi succomber au Flex-office ? 

Les aménagements de bureau Flex-office répondent aux nouvelles méthodes de travail. Le taux d’occupation des bureaux s’élève à 55% (congés, déplacements, rendez-vous extérieurs, télétravail, arrêt maladie...). Le Flex-office est un atout clef pour les entreprises de demain qui cherchent à réduire leurs investissements immobiliers tout en gagnant de la place au sein de leurs locaux. 

La Bureauthèque vous dresse une liste de quelques règles afin que vous puissiez bien aménager vos bureaux flexibles. 

Le Flex-office n’aura plus aucun secret pour vous ! A vos notes ! 

Règle n°1 : Compartimentez bien vos espaces 

Segmentez vos locaux en différents espaces, vous pouvez utiliser des cloisons (fixes ou amovibles) mais aussi des panneaux acoustiques, des étagères ou encore des plantes ! 

Tous ces équipements vous permettront de créer de nouvelles zones de travail, ou repos etc... selon votre choix. 

Règle n°2 : Proposez plusieurs solutions de rangements pour vos collaborateurs 

L’un des éléments primordiaux lors de l’aménagement de vos locaux est de mettre à la disposition de vos collaborateurs plusieurs dispositifs de rangements. 

Pour faciliter l’accès à leurs biens, nous vous conseillons d'installer au sein de vos locaux professionnels des casiers à clefs au sein desquels, ils pourront déposer leurs affaires personnelles (ordinateur portable, sac, dossier personnel etc...). 

Règle n° 3 : Créez les salles de réunions informelles 

Un espace de travail digne de ce nom n’en serait pas un sans salle de réunions ! 

Lorsque vous aménagerez vos locaux, pensez à créer différentes (si vous avez l’espace pour) salles de réunions connectées qu’ils pourraient réserver en amont, pour que tous aient de la visibilité sur la disponibilité des salles et s’adapter. Mais aussi et surtout, pour que vos employés puissent échanger sans perturber les autres collaborateurs à leurs postes de travail. 

Règle n° 4 : Pensez à créer des espaces calmes 

Vos collaborateurs auront besoin d’espaces plus calmes pour passer des coups de fil par exemple, ou bien pour se réunir de manière informelle pour brainstormer sur un sujet ou encore avoir une conversation informelle avec des collègues. 

Il existe du mobilier tel que des canapés, des alcôves et des fauteuils acoustiques que vous pourrez disposer à votre gré au sein de vos locaux afin qu’ils puissent en toute intimité échanger. 

Règle n° 5 : Personnalisez vos espaces collectifs 

Comme nous l’avons énoncé précédemment, le Flex-office rime avec des bureaux à la décoration et aménagement le plus simpliste possible. Pour contre balancer, personnalisez vos espaces collectifs afin que vos collaborateurs puissent se réapproprier les lieux. 

Pour ce faire, vous pouvez par exemple aménager vos salles de réunion, repos, créativités, cafétérias... en y ajoutant des objets décoratifs comme des affiches murales, des tableaux, photos... Mais aussi repeindre un pan de mur aux couleurs de votre marque par exemple. Seul maître mot : Soyez créatif et ne vous bridez pas ! 

Règle n°6 : N’oubliez pas le nettoyage, inculquez la culture du clean desk  

Afin que vos bureaux soient constamment propres, pensez à instaurer auprès de vos collaborateurs la notion de clean desk (qui sous-entend qu’après utilisation d’un poste de travail, il faut impérativement nettoyer ce dernier). 

Petite astuce : vous pouvez mettre des produits ménagers à disposition de vos salariés pour qu'ils passent un petit coup de chiffon à leur arrivée et à leur départ. 

Règle n°7 : Prévoyez des espaces de travail 100% connectés 

Pour que vos collaborateurs évoluent et travaillent dans les meilleures conditions possibles, nous vous conseillons d’équiper vos locaux de quelques éléments non négligeables lors de l’aménagement de bureaux flexibles, permettant de faciliter le travail quotidien tels que : 

• Un réseau Wi-Fi de grande qualité 

• Des connectiques performantes à chaque place 

• Un système de stockage des fichiers  

• Un système de réservation de salles de réunion afin d’éviter  

• Un système de messagerie interne pour faciliter et fluidifier les échanges entre vos collaborateurs 

Règle n° 8 : Accompagnez vos managers 

Cette règle aurait pu être la première à énoncer puisqu’elle réside dans le fait qu’il faut accompagner vos collaborateurs et plus particulièrement les managers au cours de cette période de transition. 

Vous pourrez mettre en place des ateliers en amont de votre projet d’aménagement ou réaménagement de vos locaux en Flex-office. Vous pourrez aussi leur proposer des formations, des conférences sur le sujet afin qu’ils y soient familiarisés, ainsi que des kits de documentations en tout genre portant sur la thématique. 

Règle n° 9 : Réduisez la taille de chaque espace de travail  

Le Flex-office, rime aussi avec minimalisme. En effet, exit la période ou nos bureaux étaient décorés par nos soins avec de nombreux accessoires en tout genre (cadre photo, plantes, mugs etc..).   

Les bureaux doivent être le plus impersonnel possible, et de ce fait, plus petit étant donné qu’il n’y a plus besoin d’avoir beaucoup d’espace pour accumuler un tas de chose dessus. 

Pensez donc à réduire la taille de chaque poste de travail, vous gagnerez ainsi de la place que vous pourrez utiliser par exemple pour créer de nouveaux espaces collaboratifs, ou bien y placer une phonebox. 

Ça y est ! Le Flex-office n’a plus de secret pour vous dorénavant ! Vous souhaitez changer le style de vos locaux ?  

Aménager ou réaménager votre entreprise ? Nous sommes là pour vous guider tout le long de votre projet ! La Bureauthèque se charge de tout pour vous aider à trouver la perle rare.